Kafede kritik stok seviyesi ve sipariş noktası nasıl hesaplanır?

Bir kafede stok hatasının iki yüzü vardır. Süt bittiğinde latte satılmaz, müşteri kapıdan döner. Çekirdek fazla alındığında para rafta bekler ve kavurma tarihi eskir. Doğru nokta ikisinin arasındadır ve göz kararıyla değil, hesapla bulunur.

Bu yazı o hesabı bir kafenin gerçek kalemleri üzerinden anlatıyor: süt, çekirdek, kruvasan ve bardak.

Sipariş noktası formülü

Sipariş noktası, "elde bu kadar kalınca sipariş ver" diyen sayıdır.

Sipariş noktası = (Günlük ortalama tüketim × Tedarik süresi) + Emniyet stoğu

Örnek: günde ortalama 24 litre süt tüketen, sütçüsü 2 günde teslim eden bir kafe için:

• Tedarik süresince tüketim: 24 × 2 = 48 litre
• Emniyet stoğu: 16 litre
• Sipariş noktası: 64 litre

Soğuk dolapta 64 litrenin altına inildiğinde sipariş açılır. Bu eşik her ürün için farklıdır; çekirdek için haftalık, kruvasan için günlük düşünülür.

Tüketimi nereden bileceksin?

Buradaki asıl soru "günlük ortalama tüketim" sayısıdır. Çoğu kafe bunu bilmez, çünkü satış kasada, stok depoda ayrı tutulur.

Cevap reçetedir. Her menü kalemi için gramaj tanımlandığında satış otomatik tüketime dönüşür:

Menü kalemi	Süt	Çekirdek	Bardak
Latte	200 ml	18 g	1 adet
Cappuccino	150 ml	18 g	1 adet
Filtre kahve	0	15 g	1 adet

Günde 90 latte ve 40 cappuccino satılıyorsa sütün günlük tüketimi 24 litredir. Bu sayı tahmin değil, satış verisinin karşılığıdır ve sipariş noktası her hafta kendini günceller.

Emniyet stoğu neden gerekir?

Formülün ilk kısmı her şeyin planlandığı gibi gittiğini varsayar. Gitmez. Cumartesi sabahı beklenmedik kalabalık olur, sütçü bir gün gecikir, bir koli kruvasan ezik gelir.

Emniyet stoğu bu dalgalanmanın tamponudur. İki soruya göre belirlenir:

Soru	Yüksek emniyet stoğu	Düşük emniyet stoğu
Tüketim ne kadar oynak?	Hafta sonu ve etkinlik günleri sıçrıyor	Her gün benzer
Tedarik ne kadar güvenilir?	Küçük tedarikçi, gecikme sık	Günlük düzenli teslimat

Pratik başlangıç: tedarik süresindeki tüketimin yüzde otuzu. Üç hafta sonra gerçek gecikme ve "bitti" kayıtlarına bakıp ayarlayın.

Her ürüne aynı özeni gösterme

Bir kafede yüzlerce kalem vardır ama cironun büyük kısmı bir avuç ürüne dayanır. ABC ayrımı dikkati doğru yere yöneltir:

• A grubu: Süt, çekirdek, en çok satan üç pastane ürünü. Bitmesi kabul edilmez, sipariş noktası haftalık gözden geçirilir.
• B grubu: Şuruplar, alternatif sütler, çay çeşitleri. Aylık kontrol yeterlidir.
• C grubu: Peçete, karıştırıcı, kapak. Toplu alınır, ayda bir sayılır.

Sütün bitmesiyle karıştırıcının bitmesi aynı alarm değildir. Hepsine aynı uyarıyı vermek, bir süre sonra hiçbirinin dikkate alınmamasına yol açar.

Sayım: ay sonunda mı, her sabah mı?

Ay sonu büyük sayım kafeyi yorar, farkın hangi hafta oluştuğu anlaşılmaz.

Günlük kısa sayım daha iyi çalışır: sabah açılışta yalnızca A grubu sayılır, on dakika sürer. B grubu haftada bir, C grubu ayda bir. Fark küçükken yakalanır; hangi günde ve hangi vardiyada oluştuğu görünür.

Bir kafe, ay sonu sayımından sabah sayımına geçtikten sonra süt farkının belirgin düştüğünü gördü. Sebep daha dikkatli sayım değildi; farkın ertesi sabah görünmesi vardiyayı daha özenli yapmıştı.

Telefon kamerasıyla barkod okutmak çoğu ürün için yeterlidir. Barkodsuz kalemler, pastane ürünleri gibi, liste üzerinden sayılır.

Fire ayrı bir kalemdir

Kafede stok azalmasının üç sebebi vardır: satış, fire, kayıp. Üçü tek kalemde toplanırsa hiçbiri yönetilemez.

Fire kaydı ayrı tutulmalı: son kullanma tarihi geçen süt, akşam kalan kruvasan, ikram edilen kahve, dökülen bardak. Aylık fire oranı ürün bazında raporlandığında iki şey görünür: hangi ürünün fazla üretildiği ve hangi vardiyanın kayıp verdiği. Pastane ürünlerinde yüzde beşin üstü genellikle üretim planının fazla olduğunu söyler.

Son kullanma tarihi olan ürünlerde

Süt, krema, pastane ürünleri için sipariş noktası tek başına yetmez. Raf ömrü de hesaba girer.

Kural: sipariş miktarı, raf ömrü içinde tüketilebilecek miktarı aşmasın. Beş gün ömrü olan sütten iki haftalık stok almak, fireyi baştan kabul etmektir. İlk giren ilk çıkar sırasıyla kullanım ve tarih yaklaşan ürünlerde uyarı, kaybı belirgin azaltır.

Şubeler arasında

Birden fazla şube varsa aynı ürünün tüketim hızı şubeden şubeye değişir. Merkezden tek sipariş noktası vermek yerine her şubenin kendi tüketimine göre eşik hesaplanmalı, ama sayım ve fire raporları merkezde yan yana okunmalı. Şube karşılaştırması, hangi şubede fire yüksek, hangisinde stok fazla, tek tabloda görünür.

Kısa özet

Sipariş noktası hesaplanabilir bir sayıdır ve tüketim verisi reçeteden gelir. Emniyet stoğu tahmin değil, geçmiş gecikmelerin karşılığıdır. ABC ayrımı dikkati süte ve çekirdeğe yöneltir, günlük kısa sayım farkı küçükken yakalar, fire kaydı kaybı görünür kılar.

Virel Stock kafe, pastane ve restoranlar için reçete bazlı stok düşümü, günlük sayım, fire takibi ve kritik stok uyarısını tek platformda toplar. Ürün sayfasında modülleri inceleyebilir, işletmeniz için ön kayıt olabilirsiniz.